こんにちは、QA部SETチームのモーリーです。
hacomonoに入社して3月で5ヶ月目になります。

hacomonoではドキュメントツールとしてNotionを利用しています。今回はhacomonoのNotionの使い方でいくつか課題を感じていたので解決のために実行したことをシェアしようと思います。

記事の本題に進む前に、Notionで扱っている種類について触れておきます。
下記のように情報を分類したときに、今回はフロー情報にフォーカスして課題に取り組みました。

ストック情報
- あとから何度も更新がされて活用する「蓄積される情報」です。
- 例：仕様書、マニュアル、等
フロー情報
- その場限りで更新がされない「流れる情報」です。
- 例：議事録、メモ、等

hacomonoで感じたNotionの課題

hacomonoに入社して過ごしてみたところ、以下のような課題を感じていました。

階層化が進んでいて情報が階層の奥にある
hacomono の Notion は階層を使って資料が整理されています。
上位の階層には”チーム別”があり、その配下にチームごとの階層がぶら下がりチームの情報などが貯まっています。

チームや委員会などの議事録は、それぞれのページの配下に議事録データベースを作っています。
”個人別”という階層もあり、個人的なメモを個人配下に作成している印象がありました。

これらのデータベースやページは、Notionの通知機能を利用していないので、作成されたことに会議の参加者以外には気づきません。
別の課題として個人専用ページという建付けが勝手に覗くのも悪い気がしてしまう、という意識も働いていました。

チームごと・個人のフロー情報に気付けない
hacomonoはValuesに”オープン&フェアネス”を掲げており、情報はほとんどオープンになっています。
そのためフロー情報（議事録やメモ）は取りに行けば見ることができるのですが、階層化により情報を積極的に取りにいく必要があります。
一見自分にしか関係ないと思う有用な情報や、チームの動き、個々人の動きなどが自分からアクセスしない限りにはわからない状態になっています。

メモを書きたいときに場所に迷う
ちょっとした情報（メモ）を書きたいときに、どこに書くかを意識する必要もありました。
議事録やナレッジは書くところが決まっていますが、個人的なTIPSや思考の過程などは特に決まりはないためチームに共有すべき情報かどうかなどの判断に迷ってしまう場面があります。

結果、とりあえず個人別に書き、本当は有用な情報が日の目を浴びない状態になってしまいます。

という点を踏まえ、以下を解決したいと思いました。

資料作成を気付けるようにしてフロー情報をにアクセスしやくする
フロー情報を書く場所に迷わないようにする

なお解決にあたりこちらの記事を参考にさせていただきました。ありがとうございます！ tech.layerx.co.jp

課題解決のためにやったこと

課題解決にあたり、まずは小さくやってみるべく、QA部内で検証してみました。

QA部について簡単に説明しておきます。
QA部は20人程度のメンバーが所属しており、プロダクトのチームにQAメンバーがそれぞれ配置されています。
そのためQAメンバー全員が一緒の環境では仕事しておらず、プロダクトの詳しい箇所にはメンバー間で差異があります。

以下の具体的なアクションはすべてQA部内で実施しており、まだ全社では実施していません。

①統一化されたメモデータベース（以下、メモDBと呼ぶ）を作成する

QA内にも議事録データベース（以降DB）はありましたのでそれを流用しました。
議事録DBをメモDBとして刷新し、部内に展開しました。

②ボタンを設定してメモが作成しやすいようにする

とにかくすべてのフロー情報をメモDBに集めてほしいので、メモを作りやすいようにボタンを設置しました。
ボタンを押すとデータベースにメモが作成され、メモを書き始められます。

③メモが作成されたら通知する

Notionページ作成通知のためのSlackチャンネルを作り、メモDBに新規ページが作成されたら通知するようデータベースにオートメーションを設定しました。
このSlackチャンネルにはQA部全員を招待して一旦強制的に参加してもらいました（ミュートなどは各自で）

これでメモや議事録が作成されたことに気づけることができようになりました。

④メモDBから各用途・チームに適したリンクドビューを作る

例えば◯◯チームの議事録をまとめて表示したい！となるときします。
このときにいままでのように◯◯チームの階層に新たにDBを作成するのではなく、統一化されたメモDBのリンクドビューを作成し、タグでフィルターするようQA部には周知しました。

具体的なアクションは以上です。
アクションを始める前にもQAメンバーに内容をレビューしてもらいながら、実行しました。
そのときにも他の課題や懸念も出てきましたが、一旦は運用してみて判断することとなりました。

約1ヶ月運用してみて中間結果

昨年12月にはじめて今年の2月頭に現在の状況を振り返ってみました。
振り返るにあたり、QA部内で使用具合や満足度を測るアンケートを取りました。

メモDBを使用した割合と満足度

概ね悪い効果はでておらず、ポジティブな意見が多かった印象です。

💬フィードバックコメント抜粋

今までは何が作られたか、見に行かないとわかりませんでしたが、通知がくることによって、後で見たいもの、いま見るべきものが都度確認できるようになったので助かっています！
作成時に通知が出るのは作成する側として安心感があります。自身でタスクを抱え込まない意味でも習慣づけたいと考えています
個人からアナウンスされる前にnotionが作成されたことに気づけるので、便利と感じました。
1つの場所に情報がまとまっているのは作る側も見る側もわかりやすくて良い
通知を全て追えない
個人メモ的なページには気軽にアクセスしないほうがいい？みたいな遠慮がある
QAメンバーに共有できそうな情報がなかった