開発チーム社内イベント開催レポート(前編)

hacomonoでEMのよこちゃんです (@jikun)

hacomonoは普段完全フルリモートで、開発チームは特に出社している人がほとんどいません。
オフィスが原宿にあるため、近場の人が気分転換に行ったりする程度です。
そうなると、やはり課題になるのがコミュニケーションです。
現在のところ開発チームでは半年に一度全員で集まろうと決めています。
今回は、2023/2/28に開発チーム総勢60名で原宿オフィスに集まって懇親目的の社内イベントを行ったので運営メンバーとして裏側をご紹介したいと思います。

開催した結果

控えめに言って大成功だったと思っています。

こちらの記事に写真など沢山ありますので是非ご覧ください。 note.com

頼りになりすぎる、運営メンバー/DevHRの方々/総務のまっきーさん/PRのともPさんに支えられ
そして何より気の良すぎる開発メンバーが盛り上げてくれたおかげだと思っています。
この場を借りて改めてみなさんありがとうございました♪

ただ、開催までには大いに苦悩し胃が痛くなる日々もあったので、そのような面もちゃんとご紹介したいと思います。

苦労した点、しなかった点、対策したこと

最初にポイントをまとめたいと思います。

前提

2022/11/1にEngineering Officeの1人目社員として入社し最初の大仕事だった。（私の入社エントリーもよければご覧ください。）
過去に「hacomonoデブサミ」という名前で開発チーム全員で集合しチームOKRなど決めていたので、その延長でやる予定だったが組織が急拡大し前回の踏襲が難しくなった。（60人全員で開発チームのOKRを話し合うのかのような課題）

苦労した点

入社後に一人で抱え込んでしまい孤独感を感じた。
どう進めて良いか糸口がつかめず、期限も大雑把にしか決まっていなかったため無駄に1ヶ月半以上寝かせてしまい余計に首がしまった💦
みんなの反応がわからず受け入れられているのか疑心暗鬼になった。（フルリモートの悪い点かも）

前例がないことが多かった（スタートアップあるある）
出張するメンバーもいることを考えいつやるとベストなのか（開発チームのリリースなど含めたイベントの予定感がわかっていなかった）
目的をどうするか ←→当日何をするか (これは両面から悩みました)
懇親会をどうするか（コロナ禍の兼ね合いもあり）
当日オフィスに来れない人をどうするか（最後の最後まで一番悩みました）
現地参加は必須ではなく任意で今後も任意とする予定です。また月イチの開発LT会や雑談会はオンラインで開催しておりご家庭の都合などで現地集合出来ない方とのコミュニケーション施策は今後も継続したいと思います。

幸い苦労しなかった点

上司の説得系（スポンサーでもあり開発チームのトップであるCTOの全面的なバックアップあり）😌
とはいえ、予算内で収まるのかは胃の痛い問題の一つでした
運営チーム結成後はほぼ全部やってもらえた😌
当日は勝手に盛り上がった✨
晴天に恵まれた（午前は外を歩き回る企画を考えていたため）🌤
まだコロナが微妙な時期だったが思った以上に現地に集合してもらえた♪

苦労した点について実施したこと

(恐らく状況を見かねた)CTOまこさんの助言で運営チームを結成
仕切り直しの初回だったためほぼ全員私の方から良く知っている方で頼りになる方を指名させて頂きました。手を上げてくれたタクローさんとちなっちゃんありがとうございました。
大まかに4つのタスクに分類して担当
2023/1/25(イベント1か月前)にKickoff開催、その場である程度の担当を決めて以降は週一で進捗確認とそれぞれの相談会で実施（合計5回のMTG）
同じように、CTOまこさんから2023年2月中にやろうと発破をかけてもらい、ほぼ選択肢がなくなり2/28に決定しましたw
社歴の長いたくろうーさんの発案で懇親会はオフィスでやることに（普段のオフィスの状況がわからず漠然と懇親会は外の方がいいかと思っていたのでした）

とほぼここまでCTOまこさんや運営メンバーのおかげでした。

個人的に自分が一番考えて決めたことは

課題を「普段直接会ったことがないため、やりづらさを感じている人がいる」ことに限定し、
対策と期待する成果として「同じチームの仲間なのでただ会って話すだけで良くなるはず。それ以上、具体的・短期的なリターンは求めない」と割り切りました。
これにより、当日は「ただ会って話すだけ」の体験を最大化するための企画は何かに集中することにできました。
またイベントタイトルも前回が「hacomono デブサミ(デベロッパーズサミット)」だったのですが、何とも居心地の悪さを感じていました。「デブサミ」というよく知られたイベントが他にあるのもそうですが、何か釈然としないものを感じていました。

2023年1月中旬ごろ、昼間は他の仕事を行い夜になるとイベントのことをウンウン悩む日々が続いていたそんなある夜、

突然、いかりや長介さんのコールで「8時だョ！全員集合」の場面が頭に浮かんできました。
人からすると些細な出来事に思われるかもしれませんが、私はあまりの衝撃でその瞬間にこう感じました。

「これでもう全部解決だ✨」

それはまるで、「おまえの仕事は集まる場を提供することだけだ」「それ以上を考えるのは思い上がりだ」と言われたような気がしたためでした。
この瞬間にイベントタイトルを、「2月だョ！全員集合」に独断で決めて、目的と求める成果も前述のものにしました。
「ただ集まるだけでいいじゃん」その代わり「全力で集まろう」と決心しました。

そして非常に申し訳ないのですが、当日オフィスに来れない方のサポートを最小限にし来れる人の体験を最大化することに決めました。

当日の1枚目のスライド